バーチャル研修に欠かせない「プロデューサー」の役割と3つのTips

オンラインのリーダーシップ研修

こんにちは。PFCブランチャード事業部の加藤あやかです。
バーチャル研修における「プロデューサー」という 役割をご存じでしょうか。プロデューサーは、研修実行のためのITプラットフォームを管理するのはもちろん、研修中にチャットの中の参加者の声を吸い上げるなど、講師のアシスタントのような役回りも担います。
生放送のテレビ番組に例えてみましょう。ファシリテーター(講師)は出演者であり、カメラマンであり、照明担当です。そして「プロデューサー」は、進行の打ち合わせをする番組プロデューサーであり、当日状況に合わせて臨機応変な対応を行うフロアディレクターでもあり、出演者にカンペを出すADでもあります。つまり、プロデューサーの良し悪しによって番組=バーチャル研修の良し悪しが決まると言っても過言ではありません。

ここでは、プロデューサーがバーチャル研修を成功に導くための3つのTipsをご紹介します。

1.環境を120%整える

バーチャル研修を行う際には、環境を120%整えておく必要があります。100%ではなく、120%。バーチャル研修では、何が起こるか分からない、まさに「生放送(ライブ)」。そしてその120%の状態にするためにプロデューサーとして最低限必要なものは、静かな部屋、マイク付き有線ヘッドホン、PC2台(もしくはPC+スマートフォン)、安定したネット環境の4つです。

【静かな部屋】

説明するまでもなく、雑音が入らないようにするため。もしビデオをONにする可能性があるならば、背景や照明にも気を配ります。

【マイク付き有線ヘッドホン】

「有線」ヘッドホンを推奨する理由としては、Bluetoothの場合、長時間にわたるマイクとイヤホンの利用により充電の減りが早く途中で電池切れになってしまう可能性があるためです。また環境によっては他の機器と干渉し、音声が途切れ途切れになってしまうことがあるので有線をお奨めします。

【PC2台(もしくはPC+スマートフォン)】

1台目のPCで画面共有やブレイクアウトルームなどプロデューサーとしての主な役割を果たし、もう1台のPCで、共有されている画面が受講者からどう見えているのかの確認と、受講者の様子・反応、そしてチャットを確認します。

【安定したネット環境】

安定したネット環境は最も必要な事前準備です。PC2台の場合、プロデューサーの役割を果たすPCは絶対にネットが落ちてはいけないので、有線での接続を推奨しています。万が一ネットが落ちてしまうと、状況によってはホスト不在により研修自体が強制終了となってしまいます。2台目のPCはWi-Fiでの接続でOKではあるものの、こちらもテザリングやVPNを通すような何かを経由してではなく、ダイレクトに高速Wi-Fiに繋がる形が望ましいです。

以上が4つの最低限の環境準備ポイントです。少し細かすぎると感じられるかもしれませんが、どんなことがあっても余裕を持てるように、準備しすぎるくらいがちょうど良いと思います。

2.練習!練習!練習!

事前の練習はすればするほど良いでしょう。練習不足によって、当日、進行が遮られてしまうことほど残念なことはありません。

【事前練習】

ここで言う「練習」とは、“1.環境を整える“で準備したものがうまく機能するかの練習、そして様々な機能を試すテクニカルな練習はもちろんのこと、当日の流れ、ファシリテーターとの阿吽の呼吸を揃えるための練習でもあります。例えば、ブレイクアウトルームを開始させる合図、講師が拾いきれないチャットの質問をどうするかなど。

また集合研修なら、機材トラブルなどが起こったとしても受講者は状況を理解できます。バーチャルではそうはいきません。受講者には一切こちらの様子が見えないため、5秒沈黙があるだけで、何が起こっているか分からず受講者は不安になります。そういった時にも、トラブルがあった場合にどうするかの事前打ち合わせがしっかりとできていれば、プロデューサーはすぐに修復に入り、ファシリテーターは話でその場をつなぐということもできます。

【当日練習】

事前練習だけではなく、研修当日は30分程前に入り、マイク、カメラ、スライド、動画(使う場合)などの練習(最終チェック)を行うことも重要です。
最高のチームワークとスキルで研修を成功させるために、とにかく練習!練習!練習!

3.5つの目を持つ

ファシリテーターが研修に集中するためにも、プロデューサーはファシリテーターの目になる必要があります。しかも、5つの目。
①共有画面を見る目 
②受講者の様子を見る目 
③時間を見る目 
④参加者リストを見る目 
⑤チャットを見る目

【共有画面を見る目】

共有された画面に余計なものが映っていないか、見えにくいところがないか常に確認します。そして共有画面にファシリテーターが書き込みをした場合に、適切なタイミングでそれらを削除する、保存するなどを行う必要があります。

【受講者の様子を見る目】

全員がミュートになっているかどうか、そしてビデオをONにしての参加の場合には集中しているかどうかなど確認します。ミュートになっていなければ、プロデューサー側でミュートにし、集中していなければ個別にチャットで声掛けをしたり、ファシリテーターに休憩が必要そうな旨を伝えたりします。

また、Web会議ツールによっては、別のこと(メールチェックなど)を行っている受講生がいるかどうかを、プロデューサー側でチェックできる機能がついているものもあります。

【時間を見る目】

バーチャルの中では集合研修以上に集中力が続きにくいため、時間の管理はとても大切になります。時間が押しているようであれば、ファシリテーターにプライベートチャットや他の方法で伝えます。

【参加者リストを見る目】

使われるWeb会議ツールによって表示のされ方が異なるものの、例えばZoomであれば参加者リストから各受講者のミュートとビデオの状態、挙手などの反応が見られます。場合によっては、研修途中でWeb環境が悪くなるなど何らかの原因で突然消えてしまう受講者もいるので、常にその確認は必要になり、途中参加/戻りの受講者の確認・対応も行います。

【チャットを見る目】

チャットには様々な受講者の反応や質問が次々とアップされ、ファシリテーターにとっては受講者が多ければ多いほど、ファシリテーションをしながら全てを追うのは至難の業になります。そこでプロデューサーは、適宜対応できるものはチャットで対応し、ファシリテーターにこれは対応してほしいというコメントについては精査し、まとめ、ファシリテーターにお知らせする必要があります。 これら5つの目を常に持ち、ファシリテーターの目となり手となりとアシストすることで受講生にとっても快適なバーチャル研修の空間が生まれます。

以上がバーチャル研修を成功に導く3つのTipsです。

これらをいち早く習得するための一番の近道、それは「とにかくやってみる」こと。まずは、自分のスマートフォンや2台目のPCを受講者に見立てて、自分だけでデモを行ってみます。それを何回か繰り返すだけでも様々なスキルが身につきます。あとはファシリテーターと練習を重ね、実践するのみ。この流れを数回繰り返せば、誰でも名プロデューサーになれるので、まずは挑戦してみてください。

そして社内のプロデューサー仲間を増やすこと。プロデューサーは、研修の時だけではなく、バーチャルで行うチームミーティングや全社会議でも必要になります。社内に名プロデューサーがいればいる程、会議で様々な情報の共有ができ、より活発な意見交換の場にもなります。

この機会に周りを巻き込んで貴社の名プロデューサーを増やしてみてはいかがでしょうか。

PFCでは、様々なバーチャル(オンライン)研修のほか、バーチャル会議やワークショップのファシリテーション、社内講師向けにバーチャル集合研修の設計と進行術をお伝えするプログラムなど、様々なサービスをご提供しています。詳しくはお気軽にお問い合わせ下さい。