オンライン会議(バーチャル会議)ファシリテーションのコツ

オンラインのリーダーシップ研修

オンライン会議(バーチャル会議)が増えてきている。本稿では、オンライン会議を円滑 に運営するにあたって絶対に外せない重要なコツをいくつかご紹介しよう。

オンライン会議にはファシリテーターとプロデューサーを立てる

オンライン会議では対面の会議以上に、ファシリテーターの存在は必須だ。目的の設定、アジェン ダの作成等、対面の会議でも求められることを行うのはもちろんのこ と、会議中には、バーチャル会議ならではの様々な配慮をしながらの 議事進行や、対面の会議とはまた異なる様々なスキルの発揮も要求さ れる。 

大きなオンライン会議では、プロデューサー(バーチャル会議上の)を置くこ とも推奨する。リアルの会議で、サブ・ファシリテーターを置く場合 があるのと同じだ。プロデューサーには、チャットのコメントを拾っ たり、発言のキーワードをチャットにトラックしていくなどの役割が 求められる。スムーズな進行に欠かせない存在だ。 

オンライン会議でももちろんアジェンダを作る

アジェンダを事前にはっきりさせておく。アジェンダが必要なのは、 リモートに限るわけではないが、リモートではなおさら、事前準備が 大切ということだ。アジェンダに書くべきものは、目的やゴール、ト ピックと時間配分だ。ファシリテーターがアジェンダを作る際には、 何が課題で、この会議で何を決定すればよいかということを強く意識する必要がある。このあたりがあやふやだと、当然のことながら会議 はほぼうまくいかない。リアルであれば、臨機応変にその場のアドリブで乗り切れる可能性があっても、バーチャルではそうはいかない。 また、情報伝達率の低さを考えると、議論に必要な情報の事前共有も 不可欠だ。

オンライン会議ならではのグラウンドルールを設定

グラウンドルールを設定することは対面の会議でも極めて有効だが、 バーチャル会議では、バーチャル会議特有のグラウンドルールを設定 することが必要だ。例えば、「ビデオはオンにして表情が見えるように する(誰が発言しているかが一目瞭然に分かるようにするため)」「誰 かが話している間は自分はミュートにしておく(余計な音が入らない ようにするため)」といったものから、「問いかけには必ずチャットで 反応する」「この会議は出入り自由」といったものまで、会議の目的や 人数に合わせたルールを設けることで、会議運営を円滑にする工夫が できるはずだ。

オンラインだからこそ、議論の“的”(アウトプットのフレームイメージ)を予め用意する

言葉だけのコミュニケーションには限界がある。議論内容を整理し 見える化することは、ファシリテーターにとって欠かせない役割であ る。この作業は、対面の会議ではホワイトボード上で行うことが多い。 バーチャル会議ツールにもホワイトボードが用意されているものはあ るが、論点等の整理をその場で行う難しさは、対面の会議以上だ。討 議のアウトプットのフレームイメージを事前に用意し、議論の“的”を 作って皆が的に向かって話すように準備しておく必要がある。

オンラインだからこそ、要約(積極的傾聴)のスキルを効果的に使う

発言内容がわかりにくいときに、要約して他のメンバーの共通理解 を促すのは、ファシリテーターの最も重要な役割だ。発言者に背景や 意図を問うて確認するのも効果的である。チャット画面に、発言者自 身に要約して書いてもらうのも手だ。

また、メンバーの表情やしぐさが見えにくく、誰が何を考えてい るのかを察しにくいバーチャル会議では、反応がわからないまま話が 進んでいくことが少なくない。議論を途中で止めて、そこまでの話を 要約して、理解を確認しながら合意形成していくことが、ことの他重 要だ。「いいね」ボタンを活用したり、チャット画面に OK だけ入れ てもらうなどして、コンセンサスがとれていることを確認しながら前 に進めていくのがよいだろう。


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