定例会議のファシリテーション(2)
今回は、「定例会議のファシリテーション」の第2回目です。

担当者が作成した企画書や提案書を、チームでレビューするという会議が、毎日のように行われていたシステムソリューション企業でも、「時間をかけているのに、なかなか顧客にアピールする内容にならない」 という問題を抱えていました。 このレビュー会議を観察し、２つの問題に気づきました。

・参加者が、５０ページ以上に及ぶ提案書に、ミーティングの場ではじめて目を通している。
・その結果、ミーティングの後半になって、前提を疑問視したり、そもそも論がでてきてしまって、代替案も出ず、議論が収束しない。

この状況から抜け出すためにファシリテーターが提案したのは、「議論のステージをふたつにわけること」でした。

・前半はたたき台を用意せず、各自がコンセプトを持ち寄って自由に議論し、「発散」の時間とする。
・ある程度方向性が固まってきたら後半のステージに入り、誰かが最終成果物のたたき台を用意し、それをもとに話を進めていく。

このようにすることで、アウトプットの質の向上はもちろん、参加者のモチベーション向上も実現したのです。